Nos prestations
GESTION ADMINISTRATIVE
Gagnez du temps grâce à l’externalisation administrative
La partie administrative de votre entreprise vous prend beaucoup de temps et cela empiète sur votre activité principale ?
Comme toutes les entreprises, vous avez des tâches administratives obligatoires et indispensables qui vous demandent un investissement en temps.
Alors, pour tout gérer en temps réel et dans le plus grand respect des législations et du droit en vigueur en l’externalisation administrative s’impose comme une alternative pertinente et efficace, car elle permet de déléguer l’ensemble de ce service à une spécialiste.
DORHAYMI est votre meilleur allié pour ne pas vous laisser déborder par la charge de travail que représentent les tâches administratives au sein de votre entreprise.
L’externalisation administrative consiste à nous déléguer la gestion d’une partie ou toutes les tâches administratives de votre société : factures, commandes, bons de livraison, données comptables, échéances et créances clients, secrétariat…
Grâce à nos compétences et des outils professionnels, nous vous conseillerons au plus près de vos besoins et interviendrons à distance ou directement au sein de votre entreprise, selon vos souhaits et votre organisation interne.
Nous pouvons réaliser pour vous, de façon ponctuelle ou régulière, des tâches administratives telles que :
⇒ La saisie de vos données
Faites-nous confiance pour la gestion administrative de votre activité. Nous pouvons vous aider et vous décharger de la saisie de données grâce à nos compétences en dactylographie, numérisation… notre maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de transcription nous permettent d’assurer la création et la mise en page de vos documents.
A distance ou sein de votre société, nous intervenons à différents niveaux :
• Le contrôle de la conformité des documents réceptionnés et envoyés
• La transcription audio de vos dictées numériques, d’un discours, d’une interview
• La rédaction et la mise en forme de documents avant édition ou envoi (courrier, thèse, compte-rendu, procès-verbaux et jugements, notes de travail, tableaux chiffrés …),
• La relecture et les corrections de vos documents,
• La réalisation de mailing et/ou publipostage (saisie du document source, saisie de la base de données, mise sous pli),
• La présentation de vos PowerPoint,
• La numérisation de documents
• La gestion des messages électroniques,
• L’organisation des déplacements de membres de l’équipe ou du responsable,
• La sauvegarde et l’archivage.
Externaliser vos travaux de saisie de données auprès de DORHAYMI, c’est la garantie de vous dégager du temps, tout en confiant vos travaux sensibles
à un véritable professionnel de l’administratif.
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⇒ Le classement de vos documents
Les factures et papiers administratifs s’accumulent sur votre bureau ?
Vous perdez trop de temps à chercher une information dans vos archives ?
Il est primordial de traiter les documents afin de les trier et de les ranger. Un système de classement de document rigoureux permet d’éviter les
prises de tête.
Le classement de pièces administratives inclut l’ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la
recherche de documents au sein des entreprises. Un système efficace et opérationnel peut vous faire gagner du temps et de l’argent .
Un service documentaire organisé facilite les recherches et réduit considérablement les pertes. Cette première étape permet ensuite d’accéder facilement aux informations importantes liées à l’activité de l’entreprise pour en faire une synthèse.
Il n’existe pas à de modèle type de classement de documents. Un classement de document est efficace dès lors que le chef d’entreprise peut retrouver un document instantanément sans avoir besoin de la secrétaire en charge du classement de documents.
Afin de rendre ce rangement simple et accessible, il faut que vous réfléchissiez à une logique propre à votre secteur d’activité ou aux exigences de votre cœur de métier pour adapter votre méthode de classification.
Les dossiers d’ordre professionnel peuvent être classés par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou en fonction de leur contenu.
Les archives doivent être mises à jour régulièrement afin que chaque nouveau document soit classé dès que l’on a cessé de l’utiliser.
- Classement physique :classeur, boîte, armoire de rangement, intercalaire, feuillet mobile…
- Classement numérique :arborescence (plan de classement) informatique, solution de Gestion Electronique de Documents (GED).
Nos prestations de classement de documents
Nous intervenons directement au sein de l’entreprise ou à distance sur différents aspects :
- Le contrôle de la conformité des documents réceptionnés et envoyés
- Le triage, traitement, classement, numérisation et archivage des dossiers (facture, devis…)
- L’audit organisationnel de classement de documents et recommandations
- La mise en place d’un processus de classement de documents au sein de la structure
- La dématérialisation des processus de classement de document
Le déploiement et mise à jour régulière d’une solution de Gestion Electronique de Documents (GED)
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⇒ La gestion administrative de votre courrier
La gestion du courrier demande une organisation logistique rigoureuse pour ne pas manquer d’informations importantes ou d’échéances.
Une défaillance dans le traitement de la gestion administrative du courrier peut entraîner des pertes et des oublis, des erreurs de classement ou encore des surcoûts en cas de mauvaise opération.
Une bonne gestion est essentielle pour éviter que les courriers ne s’accumulent. Les documents doivent être triés, classés, traités, archivés au quotidien et selon un processus bien précis.
Nos prestations de gestion du courrier
A distance ou au sein de votre structure, nous vous accompagnons dans la mise en place des processus de gestion de courrier en fonction de vos besoins.
Nous opérons à plusieurs stades de la gestion de courrier :
- Dépouillement et premier tri
- Analyse et traitement des courriers entrants
- Rédaction et mise à la signature des courriers sortants avant les envois
- Mise sous pli, adressage et affranchissement
- Gestion de boîte(s) e-mail(s)
- Dématérialisation des courriers et mise en place d’un plan de classement
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⇒ Les démarches et formalités administratives
Les démarches et formalités administratives concernent l’ensemble des actions et interactions que peut avoir un particulier ou un professionnel dans le but d’obtenir un acte administratif par une voie formelle entre lui-même et les institutions représentatives de l’Etat ou tout autre organisme, qu’il soit public ou privé.
On retrouve ainsi des formalités administratives en vue d’établir des documents d’identité (Passeport, CNI, Kbis…), mais aussi des formalités dites déclaratives (déclaration de revenu, TVA…).
Pour une gestion administrative efficace et optimale, vous devrez identifier et définir l’ensemble des procédures auxquelles vous allez devoir faire face ainsi que les institutions auxquelles elles sont rattachées, la fréquence de ces démarches (uniques, ponctuelles ou récurrentes) et les actions à mener. Un calendrier des échéances permet d’avoir une vision d’ensemble des démarches.
Nous vous proposons un service de gestion des démarches administratives entièrement personnalisable pour adapter la prestation à vos besoins.
Nos prestations :
- Identifier les organismes et les interlocuteurs
- Prendre en charge les formalités administratives (renouvellement de la carte d’identité, du passeport, certificat d’immatriculation, déclaration, autorisation…)
- Mettre en conformité et aux normes en vigueur les documents
- Se déplacer dans les organismes (file d’attente aux guichets, dépôt/ retrait de dossier administratif)
- Mettre en place un calendrier des échéances administratives. Vous êtes intéressé(e) ? Demandez un devis en ligne.
LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (RH)
Externalisez la gestion des ressources humaines
Vos besoins en gestion des ressources humaines vont apparaitre dès la création du premier poste.
Si vous travaillez seul ou que vous êtes à la tête d’une TPE ou PME vous êtes amené à opérer sur tous les fronts : gestion des obligations sociales, communication, embauche, management, définition d’objectif, évaluation du niveau de performance, application du droit du travail, mise en place de formations, entretien des relations avec le personnel… et n’avez peut-être pas les ressources pour tout assurer.
Plus flexible que le recrutement d’une assistante, découvrez nos prestations sans engagement de gestion des ressources humaines.
A partir de quelques heures par semaine, vous pourrez adapter votre prestation à vos besoins (ponctuels ou récurrents). Nos fonctions se concentrent essentiellement sur la partie administrative liée aux ressources humaines et la gestion de la paie.
Nos prestations d’externalisation en gestion des ressources humaines reposent sur :
La gestion administrative du personnel
En tant que chef d’entreprise, vous êtes certainement entouré d’un effectif de salariés (intérimaire, stagiaire, contrat à durée déterminée, indéterminée…). Toutes ces personnes constituent le personnel de l’entreprise.
Si vous gérez une TPE ou PME vous êtes certainement responsable de toutes les tâches liées à la gestion administrative du personnel (paie, congés, absences, évolutions professionnelles, avantages sociaux, embauche, droit du travail…).
La gestion administrative du personnel est l’un des éléments les plus complexes et centraux que l’on peut retrouver dans les entreprises. Un poste dans ce service nécessite une grande adaptabilité pour suivre et respecter les évolutions qui peuvent être liés d’une part aux changements réglementaires (textes de lois, nouveaux décrets…) et d’autre part aux changements organisationnels (nouveau salarié, départ, licenciement, rupture conventionnelle…).
Il est primordial d’en maîtriser les bases et il n’est pas toujours facile de trouver une personne de confiance et suffisamment compétente pour gérer toutes les informations.
En externalisant la gestion administrative du personnel vous vous assurez de profiter de prestations flexibles et sans engagement et cela vous dispense des contraintes de recrutement et de coûts fixes liées à la création d’un poste.
Nous sommes formés aux différentes problématiques et enjeux de la gestion administrative du personnel. Nous utilisons des outils technologiques performants et nous nous sommes engagés via une charte de déontologie AADPROX à respecter le secret professionnel en toutes circonstances.
Les prestations s’articulent autour de différentes missions :
- Veille et respect des obligations légales,
- Calcul et gestion des traitements, salaires et cotisations sociales,
- Gestion des temps de travail des salariés,
- Gestion des contrats de travail et des avenants,
- Gestion des formations (sourcing, dossiers d’inscriptions et déclarations),
- Gestion des caisses de retraites et affiliations à une mutuelle.
Dans le cadre d’un contrat ponctuel ou récurrent, nous vous accompagnons pour assurer toutes les tâches liées à la gestion du personnel et gagnez du temps pour déployer des actions stratégiques et faire grandir votre activité.
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La préparation de la paie et établissement des bulletins de salaire
Le travail de préparation à la paie consiste à recueillir les informations et les éléments nécessaires en vue d’établir le bulletin de salaire.
Les bulletins de salaire sont constitués à partir du traitement des informations sur le salarié : congés, arrêts maladies, heures réalisées, heures supplémentaires, comptes versés, avance sur salaire…
Il n’est pas toujours évident de suivre et quantifier toutes ces données.
A la tête d’une TPE ou PME vous n’avez peut-être pas la capacité ni la nécessité de créer un service ou un poste en interne pour traiter la préparation à la paie.
Faites appel à DORHAYMI pour assumer les responsabilités liées à la préparation à la paie.
Les données variables de paie sont constituées par une connaissance et un suivi parfait du salarié concerné à propos de :
• Ses congés, a-t-il prit des congés payés ou sans solde ? Si oui, combien et quand ?
• Ses arrêts maladies, a-t-il été malade ? Pendant combien de temps ? Avec quel délai de carence ?
• Ses heures réalisées, a-t-il fait des heures supplémentaires ? Si oui combien ? Et quand ? sont-elles justifiées ?
• Ses comptes versés, a-t-il eu droit à une avance sur salaire ? Si oui dans quel cadre ? A quelle hauteur ?
Tous ces éléments sont difficiles à suivre et quantifier.
Une fiche de paie peut être correctement réalisée en ayant appliqué les bons barèmes et respecté la réglementation en vigueur tout en étant fausse, car réalisée à partir d’informations erronées.
Par exemple un bulletin de salaire réalisé sur un volume horaire donné qui n’est pas le bon pour diverses raisons (heures supplémentaires ou congés non communiquées à la personne en charge de la paie). Il faudra donc le refaire avec les bonnes informations ; cela va engendrer un coût supplémentaire et une perte de temps !
C’est pourquoi il est impératif d’avoir mis en place dans l’organisation des processus de préparation à la paie cadrés et bien identifiés.
Dans une entreprise type TPE, c’est généralement le dirigeant qui s’occupe de ces données variables de paie.
Cela prend donc du temps et peut dans la plupart des cas être source de stress et d’angoisse, dans la mesure où le chef d’entreprise n’est pas spécialisé dans la mise en place de processus de préparation à la paie et peut commettre des erreurs aux lourdes conséquences.
C’est pourquoi, la plupart des chefs d’entreprises préfèrent déléguer ces process.
Nous disposons des compétences nécessaires pour prendre en charge :
• La mise en place d’un process de collecte des éléments de paie dans l’entreprise
• Le suivi des congés, des maladies, des heures réalisées et des acomptes des salariés dans le logiciel dédié
• La centralisation et la transmission des éléments de paie à la personne en charge de la création des bulletins de salaire
• Le suivi et la validité des données variables de paie
• Ils peuvent être amené à travailler en collaboration avec l’équipe sociale du cabinet d’expertise-comptable.
Nous avons aussi la possibilité, à distance ou se déplacer dans votre structure, d’établir vos bulletins de paie et les déclarations sociales : exonérations, prélèvement à la source, évolutions des taux de cotisations, paramétrages annuels, cotisations URSSAF…
Avec notre contrat d’externalisation de la gestion de paies, nous menons les missions suivantes :
• La réalisation d’un audit de paie et des charges sociales,
• L’apport d’une expertise technique en paie sur des situations complexes,
• Le remplacement temporaire de votre Responsable de paie,
• La préparation de requêtes et l’extraction de données de Paie,
• La migration vers un nouveau système de Paie,
• La préparation et l’accompagnement lors d’un contrôle URSSAF.
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GESTION COMPTABLE
NOUS NE FAISONS PAS DE COMPTABILITÉ.
En vertu de l’article 20 de l’ordonnance du 19 septembre 1945, il y a exercice illégal dès qu’une personne physique ou morale non inscrite au Tableau de l’Ordre des experts-comptables effectue, en toute indépendance, pour le compte de tiers, les travaux appartenant aux prérogatives d’exercice des personnes inscrites au Tableau de l’ordre. L’exercice illégal de la profession d’expert-comptable constitue un délit.
PRÉPARATION À LA COMPTABILITÉ
La qualité de la préparation des documents comptables d’une entreprise à destination de son expert-comptable est souvent source de tensions entre le dirigeant de l’entreprise et le cabinet d’expertise-comptable.
Si vous n’êtes pas bien structuré dans votre gestion administrative, vous allez avoir beaucoup de difficultés à capter l’ensemble des flux administratifs entrants et sortants de votre entreprise, à les traiter, classer, numériser, archiver et mettre à disposition des bons destinataires.
Il est nécessaire de mettre en place une organisation administrative et une méthode de travail efficace visant à bien préparer ces pièces comptables en amont.
Faites appel à nos services pour rassembler les données de préparation à la comptabilité.
La préparation à la comptabilité est une fonction qui demande beaucoup de temps. Il est nécessaire de collecter les informations comptables entrantes et sortantes, clients et fournisseurs, en vue de leur traitement, dématérialisation, classement, archivage, préparation et mise à disposition de l’expert-comptable pour la production des documents comptables.
Réaliser votre préparation à la comptabilité dans les temps et de façon qualitative permettra de faciliter vos relations avec votre expert-comptable qui ne perdra plus de temps à récupérer les pièces manquantes. Il sera en mesure de vous apporter des prestations plus orientées sur le conseil que sur de la production comptable pure.
Vous aurez ainsi la garantie de recevoir vos documents comptables à temps et de bénéficier de conseils de la part de votre expert-comptable.
Le classement de document comptable se fait en fonction de trois catégories :
1. recettes (factures clients),
2. dépenses (fournisseurs, fiscales, sociales, notes de frais)
3. et banque (relevés de comptes, frais bancaires, remises de chèques, prêts, contrats bancaires).
Il est nécessaire de trier et ranger les informations, par fournisseur ou client et par ordre chronologique par exemple. Chaque organisation peut et doit adapter sa méthode de classement selon ses préférences.
Nos prestations
Nous intervenons à distance ou directement au sein de votre activité pour vous épauler dans les opérations de préparation de document comptable.
Nous agissons à différents niveaux :
- Mise en place d’un système de traitement des flux administratifs
- Réalisation d’un audit organisationnel et administratif
- Captation, traitement, classement, numérisation et archivage des pièces administratives
- Suivi des relevés de banque et des encaissements
- Organisation des documents et pièces comptables nécessaires pour l’expert-comptable
- Gestion des relations administratives avec le cabinet comptable Vous êtes intéressé(e) ? Demandez un devis en ligne.
LA GESTION COMMERCIALE
La gestion commerciale participe à la pérennité d’une entreprise.
Elle comprend l’ensemble des activités et outils qui permettent de gérer le développement et les interactions commerciales de votre entreprise.
Que vous travailliez seul ou avec un effectif réduit, quel que soit votre statut (profession libérale, artisan, commerçant, petite association), vous pouvez faire appel à nous pour assurer la gestion commerciale de votre société.
Vous pourrez adapter la durée de la prestation en fonction de vos besoins, ponctuels ou récurrents, à partir de quelques heures par semaine.
Nos différentes missions :
Gestion commerciale
La gestion commerciale repose sur l’ensemble des tâches liées à l’activité commerciale de votre entreprise. Elle permet de définir une stratégie visant à fixer vos prix de vente, suivre l’évolution des ventes réalisées ainsi que de recueillir des informations sur les clients et fournisseurs de l’entreprise.
Elle comprend également la prévision, la réalisation et le suivi des ventes, ce qui vous permet par la suite de définir votre degré de rentabilité et donc, votre pérennité future.
De par nos compétences et de par nos outils, nous pouvons intervenir directement au sein de l’entreprise ou à distance.
Pour optimiser votre gestion commerciale, vous pouvez vous orienter vers un logiciel informatique de qualité et entièrement dédié à l’activité commerciale de l’entreprise.
Nous pouvons vous conseiller sur le choix d’un logiciel de gestion commercial et vous aider à le déployer.
On y trouve différents modules ergonomiques conçus pour les chefs d’entreprise :
- Création de facture, commandes, bons de livraison
- Suivi en temps réel des achats et ventes réalisés par l’entreprise
- Transfert des données en comptabilité
- Suivi des échéances et des créances clients
- Mise en place d’un CRM destiné à assurer le suivi client
C’est pour vous un gage de confort, de sécurité et de transparence. De plus nos prestations sont sans engagements et entièrement adaptables à vos problématiques.
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Le suivi de la facturation
Le suivi de la facturation est une des fonctions principales relatives à la gestion commerciale de votre activité.
Il est essentiel de gérer et de s’assurer au quotidien de l’état de la trésorerie (ventes et encaissements) pour assurer l’équilibre financier de la société et avoir une vision prévisionnelle de la liste des ressources à court, moyen et long terme.
Afin de traiter les règlements, il faut, au préalable, avoir mis en place un suivi de la facturation efficace.
La collecte, le traitement, le tri et le classement de ces informations, dans un tableau de type format Excel par exemple, est une tâche administrative qui demande du temps et de l’organisation.
Pour maîtriser son suivi de la facturation, il est important de mettre en place une méthode précise et utiliser des outils adaptés. Dans ce but, il est préférable dès le départ de définir des conditions générales de ventes claires au sujet de la facturation. Ces clauses doivent être envoyées aux clients pour les prévenir en amont et ainsi éviter des désagréments ou un retard de paiement.
Pour une aide à distance ou directement au sein de votre organisation, nous vous assurons un service professionnel. Appuyez-vous sur nos compétences dans le domaine et notre maîtrise des logiciels de facturation pour vous conseiller et intervenir dans le déploiement des actions et relances à mener.
Notre réseau peut mettre à votre disposition un outil complet de facturation qui permet à la fois de facturer, créer des commandes et bons de livraison, de suivre l’historique des ventes, paiements, échéances et créances et de générer un tableau de bord, pour identifier les axes analytiques.
Nous vous assistons et assumons différentes missions :
- Veille, sélection et déploiement d’un logiciel
- Gestion du système de facturation
Mise en place d’une procédure de suivi de la facturation (échéance, relance, règlement et encaissement client et fournisseur)
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Le recouvrement des impayés
La créance client est une dette, soit une somme d’argent due, par votre client à votre entreprise. Cela ne veut pas dire que c’est grave, puisqu’une créance client correspond au décalage entre le moment de la réalisation d’une prestation et son paiement.
Celui qui doit payer, le client en l’occurrence, s’appelle le débiteur et doit s’acquitter de sa créance dans les délais impartis (en général paiement à 30 jours). Si cette créance venait à ne pas être payée à sa date d’exigibilité, elle se transforme en « impayé » : arrive donc l’action du recouvrement de créances.
Le recouvrement est l’ensemble des procédures qui permettent à une entreprise de récupérer auprès un de ses clients la somme d’argent qui lui est due en contrepartie des prestations effectuées pour celui-ci.
Le suivi du recouvrement des impayés est une fonction essentielle de votre entreprise et participe au maintien de la trésorerie.
Nous disposons de solides compétences dans le métier, d’expériences validées et maîtrisons les outils pour intervenir à vos côtés au sein de votre organisation ou à distance. De l’identification des factures non acquittées aux relances destinées à leur recouvrement, notre travail repose sur différentes missions et nous garantissons la traçabilité des procédures et de chaque dossier.
Grâce à notre adhésion à notre réseau Aadprox, nous travaillons en collaboration avec un partenaire spécialiste reconnu du recouvrement de créance client, qui compte entre autres l’Etat français comme client, et pourront vous faire bénéficier de notre expertise.
Nous assumons des tâches variées :
- Suivi et gestion des impayés
- Mise en place d’une procédure de recouvrement de créances clients
- Relance courrier
- Rédaction et mise en place d’une injonction de payer
- Recouvrement amiable et judiciaire
- Mise en relation avec notre partenaire spécialiste du recouvrement d’impayé
Une prestation externalisée du recouvrement des impayés offre confort et sécurité.
Faites-vous accompagner par DORHAYMI pour déterminer les clients qui n’ont pas payé, maîtriser les techniques de recouvrement de créance client et monter le dossier administratif lié à ces procédures.
L’externalisation n’implique aucun coût fixe et nécessite moins d’investissement que le recrutement d’un salarié. Optimisez ainsi votre temps pour opérer sur des activités plus stratégiques et opérationnelles dans le but de développer votre entreprise.
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